Datenschutz

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über unsere Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Tätigkeit als Pensionskasse.

Der Schutz und die Wahrung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Privatsphäre sind uns ein besonderes Anliegen. Daher verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG und TKG 2003).

I.    Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Kontakt

Datenschutzrechtlicher Verantwortlicher im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO ist die:

APK Pensionskasse AG, Thomas-Klestil-Platz 13, 1030 Wien
Telefon: +43(0)5027510, E-Mail: apk@apk.at

Sollten Sie Anliegen oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch unser Unternehmen haben, ersuchen wir Sie, unseren Datenschutzbeauftragten (siehe V. Kontakt für Fragen bzw. zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in der APK Pensionskasse AG) zu kontaktieren.

II.    Datenverarbeitung im Rahmen der Website

Cookies

Cookies sind Textdateien, die beim Besuch unserer Website an Ihren Webbrowser geschickt werden und auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Zusätzlich bieten moderne Browser ähnliche Technologien wie „Sitzungsspeicher“ und „Lokale Speicher“ an, die ähnliche Funktionalität bieten, aber z.B. über mehr Speicherkapazität verfügen als Cookies.

Wir verwenden Cookies und ähnliche Speichertechnologien nur im technisch notwendigen Ausmaß wie z.B. zur Steuerung der Darstellung und Bedienung der Webseite sowie zur Steuerung der Anzeige des Cookie-Hinweises selbst.

Notwendige Cookies

Unsere Website kann ohne Verwendung notwendiger Cookies nicht funktionieren, da technisch notwendige Cookies bzw. ähnliche Technologien (wie z.B. Sitzungsspeicher) dabei helfen, eine Webseite nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen.

III.    Newsletter

Die APK Pensionskasse AG informiert interessierte Personen (unter anderem Betriebsräte und Vertreter der Dienstgeber) regelmäßig über Neuigkeiten, die Geschäftsentwicklung, sowie die Veranlagung in Form eines Online-Newsletters, der auch per E-Mail verschickt wird. Hierfür wird die Softwarelösung „eyepin VX“ der eyepin GmbH verwendet, die durch die chiliSCHARF GmbH (als Betreiber der Websiten der Gesellschaften der APK-Gruppe) verwaltet wird.

E-Mail Adresse und (optional) Vor- und Nachname werden zum Zweck der Versendung und persönlicher Adressierung des Newsletters an die eyepin GmbH übertragen und dort verarbeitet. Bei dem Unternehmen chiliSCHARF GmbH handelt es sich um ein österreichisches Unternehmen, das vertraglich zur Einhaltung der Vorschriften der DSGVO verpflichtete wurde. Der Newsletter wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zugesendet. Es besteht außerdem jederzeit die Möglichkeit, sich vom Newsletter abzumelden.

IV.    Datenverarbeitung im Rahmen des Pensionskassenvertrages

Wir, die APK Pensionskasse AG, sind aufgrund der Konzession der Finanzmarktaufsicht (FMA) zum Betrieb von Pensionskassengeschäften berechtigt.

Personenbezogene Daten

Unter „personenbezogenen Daten“ sind jegliche Informationen zu verstehen, die sich auf natürliche Personen entweder mittelbar oder unmittelbar beziehen (etwa Namen, Adressen, Vertragsdaten). Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Anwartschafts- und Leistungsberechtigten, sofern sie für die Verwaltung Ihrer Ansprüche erforderlich sind. Die personenbezogenen Daten werden bzw. wurden uns entweder durch die Angaben der Personen selbst oder durch das beitragsleistende Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Die dabei verarbeiteten Datenkategorien lauten: Titel, Name, Adresse, E-Mail Adresse, Sozialversicherungs- und Personalnummer, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Familienstand, Geburtsdatum, Mitarbeiterstatus, Eintrittsdatum, Beiträge, Gehalt, Beendigung des Dienstverhältnisses und Kontoverbindung sowie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der anspruchsberechtigen Hinterbliebenen.

Sollten Sie der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zustimmen, können Sie diese Einwilligung nach der DSGVO jederzeit widerrufen.

Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung

Verarbeitung von Daten zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 b DSGVO):

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der arbeitsrechtlichen Grundlage über die Einbeziehung in eine Pensionskassenlösung (dies kann aufgrund des Kollektivvertrages, einer Einzelvereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung erfolgen), sowie dem darauf basierenden, abgeschlossenen Pensionskassenvertrages (zwischen Ihrem Arbeitgeber und der Pensionskasse). Der Verarbeitung der Daten liegt das Datenschutzgrundgesetz 2018 (DSG), sowie die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zugrunde.

Insbesondere für folgende Zwecke werden die Daten verarbeitet:

• Erfassung der Hereinnahme und Veranlagung der an die Pensionskasse zum Zwecke der Pensionsvorsorge beglichenen Beträge,
• Verwaltung, sowie Feststellung der daraus entstandenen Anwartschaften und Leistungsansprüche,
• die darauf basierte Auszahlung von Pensionen samt der diesbezüglichen Informationen darüber,
• zur Erfüllung der Compliance Richtlinien, internen Berichtspflichten, Audits und
• Durchführung von internen Revisionsmaßnahmen.

Die dafür benötigten personenbezogenen Daten werden hauptsächlich über den Arbeitgeber, welcher die Daten der Pensionskasse zur Verfügung stellt, erhoben. Um die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, ist es unbedingt notwendig, dass die oben angeführten personenbezogenen Daten durch Sie bzw. Ihren Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Erfolgt die Bekanntgabe der Daten unrichtig, verspätet oder gar nicht, so können Ihnen daraus Nachteile entstehen bzw. ist ohne Bereitstellung dieser Daten eine Teilnahme am Pensionskassenvertrag nicht möglich.

Verarbeitung von Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 c DSGVO):

Um den vertraglichen und gesetzlichen (gem. Pensionskassengesetz) Verpflichtungen vollumfänglich nachkommen zu können, ist die Erhebung der Daten durch Sie bzw. Ihren Arbeitgeber notwendig. Erfolgt dies Bereitstellung der zwingend erforderlichen Daten (Name, Adresse, SV-Nummer) unrichtig, verspätet oder gar nicht, so können Ihnen daraus Nachteile entstehen bzw. kann dies in der Folge dazu führen, dass das gewünschte Verhältnis nicht begründet wird.

Verarbeitung von Daten im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 a DSGVO):

Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer von Ihnen erteilten Zustimmung erhalten haben und verarbeiten, können Sie diese Zustimmung jederzeit mit der Folge widerrufen, dass wir Ihre Daten ab Erhalt des Zustimmungswiderrufs nicht mehr für die in der Zustimmung ausgewiesenen Zwecke verarbeiten.

Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 f DSGVO):

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann auch beispielsweise bei Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung und -prävention im Rahmen der Rechtsverfolgung erfolgen.

Die Datenverarbeitung durch uns erfolgt zum Zwecke der Hereinnahme und Veranlagung der Pensionskassenbeiträge, der Verwaltung und Feststellung der Anwartschaften und Leistungsansprüche, sowie zur Informationserteilung darüber.

Datenweitergabe an Dritte

Ihre Daten werden innerhalb der APK Pensionskasse AG nur insofern weitergegeben, als dies für uns zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten erforderlich ist. Soweit die Weitergabe zur Vertragserfüllung erforderlich bzw. zweckmäßig oder gesetzlich vorgeschrieben ist, übermitteln wir Daten an externe Empfänger, wie Auftragsverarbeiter (Druckereien, etc.), Lohnverrechner bzw. Steuerberater des jeweiligen Arbeitgebers oder Aufsichts- und Finanzbehörden. Darüber hinaus, bei zulässigen Verfügungen, können Ihre Daten auch an andere Vorsorgeeinrichtungen gem. § 5 BPG und § 17 PKG übermittelt werden. Auftragsverarbeiter, die von uns beauftragt wurden und die Ihre Daten empfangen, werden vertraglich verpflichtet, die Daten vertraulich zu behandeln und ausschließlich zur Vertragserfüllung zu verarbeiten. Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.

Dauer der Aufbewahrung Ihrer Daten

Ihre Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Vertragsbeziehung aufbewahrt. Eine Aufbewahrung Ihrer, oben näher definierten, personenbezogenen Daten kann aber auch, wenn Sie nicht mehr unsere Kundin oder unser Kunde sind, aufgrund gesetzlicher Mindestaufbewahrungspflichten (z. B. nach § 212 UGB – 7 Jahre oder § 132 BAO – 7 Jahre) erfolgen. Die Speicherung und Aufbewahrung auch nach dem Vertragsende dient dabei der Geltendmachung, Ausübung, sowie Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung nachvertraglicher Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis. Die Aufbewahrungsfrist kann in bestimmten Fällen nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch bis zu 30 Jahre betragen. Sie können Ihre Zustimmung zur Aufbewahrung Ihrer Daten jederzeit gem. § 7 DSGVO widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung. Wenn Sie Ihre Zustimmung widerrufen, kann es sein, dass eine Löschung trotz des Widerrufs, aufgrund entgegenstehender gesetzlicher Verpflichtungen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer, durchgeführt werden kann.

Eine nähere Übersicht über die in Österreich geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten finden Sie z. B. hier: EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen - WKO.at

V.    Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Auskunftsrecht: Unter Nachweis Ihrer Identität können Sie schriftlich ein Auskunftsbegehren über alle verarbeiteten Daten zu Ihrer Person an uns (siehe IV. Kontakt für Fragen bzw. zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in der APK Pensionskasse AG) richten. Werden zur Person des Auskunftswerbers keine Daten verarbeitet, wird ihm dieser Umstand bekanntgegeben (=Negativauskunft). Bei berechtigtem Interesse des Auskunftsgebers bzw. Dritten (z.B. zur Vorbeugung, Verhinderung oder Verfolgung von Straftaten) kann eine Auskunft möglicherweise entfallen.

Recht auf Berichtigung oder Löschung: Wir sind stets bemüht, ihre Daten auf dem aktuellsten Stand zu halten. Sie können aber unter Nachweis Ihrer Identität schriftlich beantragen, dass etwaige unrichtige Angaben zu Ihrer Person oder entgegen dem Datenschutzgesetz verarbeitete Daten richtigzustellen oder zu löschen sind. Aus Wirtschaftlichkeitsgründen kann eine Löschung bzw. Richtigstellung möglicherweise nur zu bestimmten Zeitpunkten möglich sein. Bitte beachten Sie, dass wir personenbezogene Daten, die wir aufgrund eines Vertragsverhältnisses erhalten haben oder aufgrund von gesetzlichen Pflichten aufbewahren, nicht vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflichten gelöscht werden können.

Widerspruchsrecht: Sofern wir sonstige Daten auf Basis einer von Ihnen erteilten Zustimmung erhalten haben und verarbeiten, können Sie diese Zustimmung jederzeit mit der Folge widerrufen, dass wir Ihre Daten ab Erhalt des Zustimmungswiderrufs nicht mehr für die in der Zustimmung ausgewiesenen Zwecke verarbeiten, sofern nicht ein anderer Grund für eine rechtmäßige Verarbeitung vorliegt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Umständen dürfen wir Ihre Daten nach Geltendmachung dieses Rechts nur mehr speichern, aber keine sonstigen Verarbeitungsschritte mehr setzen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können die Bereitstellung aller Daten, die von uns mithilfe automatisierter Verfahren verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen.

Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
Stellen Sie eine Rechts- bzw. Pflichtenverletzung durch uns, die APK Pensionskasse AG fest, haben Sie die Möglichkeit, eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/kontakt) zu richten.
 

VI.    Kontakt für Fragen bzw. zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in der APK Pensionskasse AG

Bitte kontaktieren Sie uns zu Ihren datenschutzrechtlichen Fragen und Anliegen unter:

APK Pensionskasse AG, Thomas-Klestil-Platz 13, 1030 Wien
Telefon: +43 (0) 50 275 10,
E-Mail: datenschutz-pk@apk.at